Прострочені інвойси

Прострочено, протерміновано, заборгованість

На практиці це те саме: дата оплати минула, а гроші не прийшли. Past due — м'якше формулювання й те, яке варто вживати в першому листі. Overdue — те, як це називає ваш облік. Заборгованість зазвичай натякає на серію: ретейнер, де неоплаченим є вже не один період. Жодне з трьох саме собою не є юридичним терміном; те, що ви справді можете зробити, випливає з погоджених умов.

Чий календар вирішує

Ваш і клієнта, і це не завжди той самий день. Інвойс із датою 30-го стає простроченим 1-го — опівночі у вашому часовому поясі, що може бути пообіддям 30-го там, де клієнт. Perly рахує дату в часовому поясі самого читача, тож список не підсвічує щось червоним на день раніше для одного з вас і на день пізніше для іншого.

Практичний наслідок: те, що має бути оплачене в п'ятницю, оплачується в понеділок. Якщо для вашого місяця це важливо, не ставте дати на кінець тижня.

Чому це ніколи не зберігається

«Прострочено» завжди виводиться з дати оплати й того, чи документ оплачено. Зберігати його означало б, що щось мусить пам'ятати змінити статус опівночі, у кожному часовому поясі, для кожного неоплаченого документа, — і того дня, коли ця робота впаде, інвойс скаже, що все гаразд, коли це не так. Статус, який обчислюють, не може застаріти.

Що робити того самого дня

1. Перевірте, чи він узагалі дійшов. Інвойс, який ніколи не відкривали, — це не боржник, це загублений лист.
2. Надішліть одне коротке нагадування в тій самій гілці: номер, сума, дата оплати й реквізити ще раз. Без вибачень і без звинувачень.
3. Потім одне з датою — коли ви очікуєте оплату й що, за умовами, буде інакше.
4. Потім зупиніть роботу. Це і є важіль, і він працює лише тоді, коли умови сказали про це до початку роботи.

У Perly документ, у якого минула дата й немає оплати, сам показується простроченим, хронологія каже, чи клієнт його взагалі відкривав, а якщо для інвойса ввімкнено сповіщення в Telegram, Perly штовхає вас за три дні до дати, в саму дату й через тиждень після. «Нагадати» тоді відкриває чернетку у вашому поштовому клієнті з номером, сумою й датою всередині.

Як мати їх менше

• Дата, а не умова. «Оплатити до 30 листопада» краще за «Net 30».
• Аванс на всьому, що досить довге, щоб зашкодити.
• Умови щодо прострочення, погоджені письмово до роботи, а не вигадані потім.
• Реквізити на самому документі, щоб нікому не треба було писати вам, аби вам заплатити.
• Виставляйте того дня, коли роботу зроблено. Більшість затримок починалися із затримки.

Більшість із цього списку вирішується ще до відправлення інвойса: впишіть дату, умови й реквізити в документ одразу, коли створюєте його в безкоштовному генераторі інвойсів.