Як написати інвойс

Вісім речей, які він має нести

1. Слово «Інвойс». Не «Виписка», яка означає інше, і не назва вашого проєкту.
2. Номер, унікальний, з однієї серії, що йде тільки вперед. Саме на нього посилатиметься все подальше.
3. Хто виставляє — ваша юридична чи комерційна назва, адреса й податковий або реєстраційний номер там, де країна цього вимагає.
4. Кому виставлено — юридична особа клієнта та її адреса. Не просто людина, з якою ви спілкуєтесь: та особа, що винна гроші.
5. Дві дати — день виставлення й день оплати. «30 днів» — це умова; дата — це зобов'язання.
6. Рядки — що передано, скільки, за якою ставкою, у якій валюті. Один рядок на кожну річ, про яку можуть перепитати.
7. Підсумки — сума, далі податок і знижка окремими рядками, далі сума до сплати.
8. Як платити — рахунок або адреса, достатньо повні, щоб ними скористалися без уточнювального листа.

Чотири, які забувають

• Дату оплати замість умови. «Net 30» змушує клієнта рахувати, і він порахує на свою користь.
• Номер замовлення або посилання, якщо клієнт ними користується. Без нього інвойс може лежати неоплаченим у системі, яка його ні з чим не зіставила.
• Що буде, якщо оплатять пізніше. Одне речення в умовах, погоджене заздалегідь, вартує більше за три ввічливі листи.
• Валюту без двозначності. «$» — це щонайменше чотири валюти. Код валюти документа це закриває.

Нумерація

Одна серія, зростаюча, без пропусків і повторів. Оберіть префікс і не змінюйте його форму посеред року: `INV-0001` або `2026-014`, якщо бухгалтер любить рік спереду. Номер має братися при виставленні документа, а не при відкритті порожнього, — інакше кожна покинута чернетка лишає діру, про яку вас спитають.

У Perly серія та її префікс — це налаштування, а номер резервується при збереженні саме з цієї причини.

Як описувати роботу

Пишіть рядок для того, кого не було на зустрічі. «Дизайн» — не опис; «Лендинг — три концепції та дві правки, жовтень» — опис. Якщо робота погодинна, години мають бути в інвойсі, а не у вкладенні. Якщо ви перевиставляєте витрату, скажіть, що це було, і покажіть за собівартістю.

Податок

Те, що стосується вас, іде окремим рядком за своєю ставкою, ніколи не всередині ставки над ним, щоб обидві сторони бачили ті самі два числа. Чи він стосується вас, за якою ставкою й що треба надрукувати поруч — номер ПДВ, примітку про зворотне нарахування, підставу звільнення — це питання до вашого бухгалтера і вашої юрисдикції, а не до інструмента для інвойсів.

Далі — надіслати й зберегти запис

Надішліть PDF або посилання на документ і збережіть копію того, що пішло, — копію, яка потім не змінюється. Якщо наступного року ви виправите адресу клієнта, торішній інвойс має читатися так, як читався в день виставлення. Зробіть інвойс зараз — описана форма вже на сторінці.