Нумерація інвойсів

Правила, які варто тримати

• Унікальний. Один номер — один документ, назавжди. Єдине правило без винятків.
• Послідовний і зростаючий. Має бути очевидно, що між двома інвойсами нічого не зникло.
• Без дір, яких ви не можете пояснити. У низці юрисдикцій діра в серії платника ПДВ — це питання, яке інспектор має право поставити.
• Одна форма, і її тримають. Зафіксуйте формат і кількість нулів на старті. `INV-20261001-002` сортується перед `-010`; `INV-20261001-2` — після `-10`.
• Ніколи не перевикористовується, зокрема для скасованого інвойса. Анулюйте документ і залиште номер витраченим.

Схеми, які працюють

• `INV-20261001-001` — день і порядкове число за цей день. Сортується за датою, каже «коли» без жодного пошуку й не потребує ліку, який треба переносити від інвойса до інвойса. Саме так Perly нумерує кожен документ, зокрема копії повторюваного інвойса.
• `INV-0001` — одна зростаюча серія назавжди. Просто й правильно, якщо лік за вас веде одне місце.
• `2026-014` — з перезапуском щороку. Охайно, поширено й часто саме те, що просить бухгалтер; головне — щоб два роки не зіткнулись.
• `2026-03-014` — рік і місяць. Корисно, якщо ви виставляєте багато й шукаєте за періодом.
• `ACME-014` — по клієнтах. Уникайте: паралельні серії — це те, як один номер видається двічі, а вашому клієнту не потрібне власне ім'я всередині.

Хоч що ви оберете, рахунок до сплати — те, що винні ви, — краще записувати під номером постачальника, бо саме тим номером він вас і чіплятиме. У Perly новому рахунку пропонується номер за днем після префікса рахунків із Налаштувань — `BILL-20260930-001`; впишіть поверх нього номер постачальника — і рахунок збереже його. Так чи так, інвойси й рахунки рахуються окремо, тож те, що винні ви, ніколи не забирає номерів у ваших інвойсів. Див. інвойс чи рахунок.

Коли саме береться номер

Більшість інструментів резервують номер у мить, коли ви відкриваєте порожній інвойс, — а отже, кожна покинута чернетка стає дірою в серії, яку колись доведеться пояснювати. Perly нічого не резервує: він пропонує день і порядковий номер документа за цей день — `INV-20261001-001` — і зберігає той номер, який стоїть у документі, коли ви його зберігаєте, навіть якщо такий уже був. Порожній документ, який ви відкрили й закрили не зберігши, не лишає нічого. Повторюваний інвойс нумерується так само: кожна копія — за днем, коли її створено, на один більше за найбільший номер, який того дня вже є, зокрема вписаний вами вручну. Видалення збереженого документа чи ненадісланої копії може лишити пропуск: відлік іде далі від найбільшого номера за день і ніколи не повертається, щоб заповнити діру.

Якщо вже безлад

1. Зупиніться. Не перенумеровуйте нічого надісланого — ці документи існують у чужому обліку.
2. Випишіть, які серії існують і на чому кожна зупинилась.
3. Оберіть одну, почніть її вище за найбільший номер, який ви колись видавали, і далі користуйтесь тільки нею.
4. Занотуйте, що сталося й коли ви змінили. Пояснений розрив — це адміністративна подія; непояснений — знахідка перевірки.

Безкоштовний генератор інвойсів пропонує новому аркушу номер за днем, як-от INV-20261101-001, а поверх нього можна вписати серію, яку ви вже ведете.