Нумерація інвойсів
Номер інвойса — єдина ручка, за яку його тримають усі: бухгалтерія клієнта, ваш бухгалтер і ваша власна пам'ять через вісімнадцять місяців. У нього одна робота — бути унікальним і знаходитись.
Правила, які варто тримати
- Унікальний. Один номер — один документ, назавжди. Єдине правило без винятків.
- Послідовний і зростаючий. Має бути очевидно, що між двома інвойсами нічого не зникло.
- Без дір, яких ви не можете пояснити. У низці юрисдикцій діра в серії платника ПДВ — це питання, яке інспектор має право поставити.
- Одна форма, і її тримають. Зафіксуйте формат і кількість нулів на старті. `INV-0001` правильно сортується на тисячному інвойсі; `INV-1` — ні.
- Ніколи не перевикористовується, зокрема для скасованого інвойса. Анулюйте документ і залиште номер витраченим.
Схеми, які працюють
- `INV-0001` — одна зростаюча серія назавжди. Найпростіше з правильного й правильний варіант за замовчуванням.
- `2026-014` — з перезапуском щороку. Охайно, поширено й часто саме те, що просить бухгалтер; головне — щоб два роки не зіткнулись.
- `2026-03-014` — рік і місяць. Корисно, якщо ви виставляєте багато й шукаєте за періодом.
- `ACME-014` — по клієнтах. Уникайте: паралельні серії — це те, як один номер видається двічі, а вашому клієнту не потрібне власне ім'я всередині.
Хоч що ви оберете, рахунки до сплати — те, що винні ви — зберігають нумерацію постачальника, а не вашу, бо саме тим номером він вас і чіплятиме. Окрема серія на кожен напрям і є тим, що не дає вашій власній зробитися дірявою. Див. інвойс чи рахунок.
Коли саме береться номер
Більшість інструментів резервують номер у мить, коли ви відкриваєте порожній інвойс, — а отже, кожна покинута чернетка стає дірою в серії, яку колись доведеться пояснювати. Perly бере номер при збереженні, а не при відкритті: документ, який ви почали й закрили, не лишає нічого. Повторюваний інвойс бере наступний номер у момент написання копії, з тієї ж причини.
Якщо вже безлад
- Зупиніться. Не перенумеровуйте нічого надісланого — ці документи існують у чужому обліку.
- Випишіть, які серії існують і на чому кожна зупинилась.
- Оберіть одну, почніть її вище за найбільший номер, який ви колись видавали, і далі користуйтесь тільки нею.
- Занотуйте, що сталося й коли ви змінили. Пояснений розрив — це адміністративна подія; непояснений — знахідка перевірки.
Часті питання
- Чи можуть у номері бути літери?
- Так. Префікс — нормальна й корисна річ. Тримайте його незмінним, а змінну частину ставте в кінець.
- Чи обов'язково починати з 1?
- Ні, і чимало людей не починають, щоб не оголошувати, що це їхній перший інвойс. Почати зі 100 — нормально; стрибати далі — ні.
- Що робити зі скасованим інвойсом?
- Анулювати й лишити номер використаним. Перекреслений у ваших записах, ніколи не видалений і ніколи не виданий заново під тим самим номером.
- Чи можуть два клієнти мати однаковий номер інвойса?
- Ні. Унікальність — по всьому вашому бізнесу, а не по кожному клієнту.
- Як виправити інвойс, який уже пішов?
- Кредит-нотою або виправленим інвойсом, кожен із власним новим номером і посиланням на оригінал. Ніколи — відредагованою копією документа, який у когось уже є.
Зробіть інвойс зараз
Генератор — це головна сторінка. Без акаунта, без реєстрації, без водяного знака: заповніть документ і PDF ваш.
Відкрити генератор інвойсів